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Notificaciones de un formulario de Google Docs al correo electrónico usando secuencias de comandos - FormEmailer
Muchas veces cuando creamos un formulario en Google Docs, por cuestiones de tiempo, no revisamos los formularios que hemos creado y por ende no vemos la nueva información que ha sido enviada, de manera que nos toca revisarlo constantemente

Para ello se puede usar una herramienta que tiene la hoja de cálculo que se llama "Reglas de notificación":



Haz clic en Reglas de notificación
Allí podrás definir qué tipo de notificaciones recibirás en tu correo electrónico:
Define las reglas de notificación

Sin embargo, y aunque lo anterior es muy útil, en nuestro formulario tenemos colaboradores o interesados y de esta manera no se puede enviar información a todos los colaboradores, solamente al creador del formulario. Además cuando se envía la notificación a tu correo, te envía el link de la hoja de cálculo y No la información suministrada por el encuestado.



Para ello utilizaremos secuencias de comandos, una que se llama FormEmailer. Esta herramienta permite enviar la información por correo a las personas que quieras de manera automática con el contenido de las respuestas del formulario. 

Sigue estos pasos:

1. Instala FormEmailer

Clic en la Galería de esecuencias de comandos


En el buscador escribe FormEmailer y da clic en Instalar:
Instala FormEmailer de Henrique Gonçalves Abreu

Allí deberás aceptar la autorización y posteriormente en tu hoja de calculo aparecerá la casilla de FormEmailer:

Clic en Install
Aparecerá una nueva hoja llamada FormEmaler que no deberás modificar (por ahora). Posteriormente ingresa a la pestaña de tu formulario:
Clic en la pestaña de tu formularo

2. Configura a quién y cómo enviarás la información


Clic en Configuración
Ahora configura y agrega las direcciones de correo a quienes debe enviarse:
Configura las opciones de notificación

Hasta aquí el programa sólo estará en capacidad de enviar la información a los correos de forma manual. Pero, como lo que queremos es que sea automático, entonces sigue este último paso:

3. Configura los envíos al correo de forma automática


Dirígete a la hoja llamada "FormEmailer" y allí verás que la ejecución automática No está activa. Para activarla, nos paramos en la celda de Ajustes (en este caso, celdas A5 -A23) y quitamos la opción Combinar celdas. De esta manera aparecerán las instrucciones para activar la ejecución automática:

Instrucciones para la ejecución automática
Desactiva "Combinar celdas"


Dichas instrucciones se presentan en imágenes a continuación:

En la hoja de calculo, en la pestaña Herramientas selecciona el Editor de secuencia de comandos

Se abrirá el editor y deberás seleccionar la opción "FormEmailer"

En la ventana del editor deberás seleccionar la pestaña de Recursos > Activadores de la secuencia de comandos actual

Añade un nuevo activador

Configura el activador tal y como se muestra en la imagen, guarda y cierra el editor

Actualiza la hoja "FormEmailer" y asegúrate de que en la casilla de ejecución automática (Fila 2) aparezca "Si"


Y listo ya no tienes que preocuparte por enviar la información, esta será enviada de forma automática



Para más información de esta herramienta te invito a mirar el siguiente video ó ir a la página web de FormEmailer: