Notificaciones de un formulario de Google Docs al correo electrónico usando secuencias de comandos - FormEmailer
Muchas veces cuando
creamos un formulario en Google Docs, por cuestiones de
tiempo, no revisamos los formularios que hemos creado y por ende no
vemos la nueva información que ha sido enviada, de manera que nos toca
revisarlo constantemente.
Para ello se puede usar una herramienta
que tiene la hoja de cálculo que se llama "Reglas
de notificación":
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Haz clic en
Reglas de notificación |
Allí podrás definir qué
tipo de
notificaciones recibirás en tu correo electrónico:
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Define las
reglas de notificación |
Sin embargo, y
aunque lo anterior es muy útil, en nuestro formulario tenemos
colaboradores o interesados y de esta manera no se puede enviar
información a todos los colaboradores, solamente al creador del
formulario. Además cuando se envía la notificación a tu correo, te envía
el link de la hoja de cálculo y No la información suministrada
por el encuestado.
Para ello
utilizaremos secuencias de comandos, una que se llama
FormEmailer. Esta herramienta permite enviar la información por
correo a las personas que quieras de manera automática con el
contenido de las respuestas del formulario.
Sigue estos pasos:
1. Instala FormEmailer
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Clic en la Galería de esecuencias de comandos |
En el buscador
escribe FormEmailer y da clic en Instalar:
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Instala
FormEmailer de Henrique Gonçalves Abreu |
Allí deberás
aceptar la autorización y posteriormente en tu hoja de
calculo aparecerá la casilla de FormEmailer:
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Clic en
Install |
Aparecerá una nueva hoja llamada FormEmaler que
no deberás modificar (por ahora). Posteriormente ingresa a la pestaña de
tu formulario:
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Clic en la
pestaña de tu formularo |
2. Configura a quién y cómo enviarás la información
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Clic en
Configuración |
Ahora configura y agrega las direcciones de correo a quienes debe enviarse:
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Configura
las opciones de notificación |
Hasta aquí el programa sólo estará en capacidad de enviar la
información a los correos de forma manual. Pero, como lo que
queremos es que sea automático, entonces sigue este último
paso:
3. Configura los envíos al correo de forma automática
Dirígete a
la hoja llamada "FormEmailer" y allí verás que la
ejecución automática No está activa. Para
activarla, nos paramos en la celda de Ajustes (en este
caso, celdas
A5
-A23)
y quitamos la opción
Combinar celdas. De
esta manera aparecerán las instrucciones para activar la
ejecución automática:
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Instrucciones para la ejecución automática |
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| Desactiva "Combinar
celdas" |
Dichas instrucciones se presentan en imágenes a continuación:
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| En la hoja de
calculo, en la pestaña Herramientas selecciona el Editor
de secuencia de comandos |
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| Se abrirá el
editor y deberás seleccionar la opción "FormEmailer" |
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En la ventana del editor deberás
seleccionar la pestaña de Recursos >
Activadores de la secuencia de comandos actual |
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| Añade un nuevo
activador |
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| Configura el
activador tal y como se muestra en la imagen, guarda y cierra el
editor |
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| Actualiza
la hoja "FormEmailer" y asegúrate de que en la casilla de ejecución
automática (Fila 2) aparezca "Si" |
Y listo
ya no tienes que preocuparte por enviar la información, esta será
enviada de forma automática.
